Stage dans la section Marketing

Le stage fait partie du cursus de l’étudiant. En accueillant un stagiaire, l’entreprise accepte de participer à sa formation pour lui permettre d’acquérir l’expérience professionnelle nécessaire et de développer des compétences spécifiques au marketing.

 Notamment en ce qui concerne les aspects suivants :

• Lors des premiers contacts, l’entreprise accompagne l’étudiant dans l’élaboration d’une mission de stage qui sera ensuite validée par la coordination des stages et TFE d’Hénallux - Section Marketing. Cette mission de stage doit être clairement énoncée avant le début du stage car elle permet à l’étudiant de préparer son arrivée dans l’entreprise et de se mettre rapidement en recherche pour son Travail de Fin d’Etudes. La mission de stage et les principales tâches confiées à l’étudiant doivent concerner des compétences marketing pour lesquelles l’étudiant est formé, et non des domaines connexes comme l’infographie ou la comptabilité. Une journée d’observation en entreprise à organiser en novembre est prévue pour que vous puissiez ensemble définir cette mission.
• Pendant le stage, l’entreprise met l’étudiant dans les conditions favorables qui lui permettent la réalisation de la mission et des principales tâches liées, notamment en l’intégrant pleinement dans l’équipe.
• Pendant et après le stage, l’entreprise répond aux sollicitations de l’étudiant concernant l’élaboration de son Travail de Fin d’Etudes qui consiste en l’analyse d’un problème/défi marketing à étudier dans l’entreprise. Il peut s’agir de résoudre un problème actuel qui n’est pas traité dans l’entreprise, par manque de temps ou de compétences ou encore d’étudier l’impact possible de certains changements structurels ou liés à l’environnement marketing. L’étudiant doit faire preuve d’autonomie dans la réalisation de son TFE, il témoignera ainsi de sa capacité à gérer seul ce travail et à poser un regard critique étayé par des fondements théoriques.
• Le Maitre de stage s'assure de la présence du stagiaire et garde le contact avec le Promoteur auquel il fait part de toute remarque positive ou négative.
• Au terme du stage, l’entreprise rend un avis sur le travail réalisé par l’étudiant pendant le stage sur base de la grille d’évaluation qui sera transmise par la Haute Ecole, il est conseillé de réaliser cette évaluation en dialogue avec le stagiaire. L’étudiant ne peut en aucun cas transmettre lui-même à l’école le document d’évaluation le concernant.
• Après le stage, l’entreprise rend un avis sur le travail réalisé par l’étudiant dans le cadre de son TFE en participant, dans la mesure du possible, au jury lors de la défense orale en juin et/ou septembre.

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Convention de stage

Une convention de stage lie l’étudiant, la Haute Ecole et l’entreprise dès sa signature et pour toute la durée du stage. La convention est signée une fois la validation accordée par la coordination des stages et TFE sur la proposition de stage. Le stage en entreprise ne peut en aucun cas débuter tant que cette convention n’a pas été dûment complétée et signée par les 3 parties.

Vers la convention

Situation juridique

D’un point de vue juridique, l’étudiant continue à relever de la Haute École pendant le stage. Dès lors :

• Le stage n’est pas soumis à la législation relative à la sécurité sociale ni à celle sur le travail.
• Aucune rémunération n’est prévue pour le travail effectué durant le stage.
• La Haute École offre une couverture d’assurance à l’étudiant pendant les heures de stage, en Belgique et à l’étranger (il faut avertir la Haute École de ses déplacements à l’étranger), comme pendant toute autre activité d’enseignement. L’assurance ne comprend cependant pas les déplacements réalisés dans le cadre de son stage ou de son domicile au lieu de stage.

Politique de confidentialité

L’étudiant est, dans le cadre de son stage en entreprise, tenu de respecter le secret professionnel et cette confidentialité s’étend également au Travail de Fin d’Études. Le travail écrit et la défense sont publics. Il convient dès lors d’en retirer tout aspect confidentiel.

Toutefois, dans certains cas, le TFE perd de sa substance et devient inintelligible sans la présentation de ces informations confidentielles. Il est possible alors de rendre le travail « confidentiel » en signant une clause de confidentialité entre les 3 parties : étudiant, entreprise de stage et Haute École.

 Document Clause de confidentialité

 Dans ce cas, le stagiaire et la Haute École s’engagent à respecter la confidentialité des informations communiquées et à leur usage exclusif pour les besoins du stage et du TFE. Le travail écrit n’est alors pas mis à disposition via la bibliothèque de la Haute École et seules les personnes habilitées conjointement par l’entreprise et la Haute Ecole assistent à la défense orale. Cette pratique n’est pas encouragée car d’un point de vue pédagogique, il est important que les étudiants puissent consulter les travaux des années précédentes et la présence d’un jury externe lors de la défense orale met l’étudiant dans une situation réelle d’apprentissage.

Obligations de déontologie de l’étudiant

Par son stage en entreprise, l’étudiant est intégré à la vie professionnelle, le respect de certaines obligations de déontologie et règles de savoir-vivre sont donc impératives, notamment :

• Respect des consignes de travail imposées par le maître de stage et du règlement interne de l’entreprise en ce compris les règles sanitaires en vigueur.
• Ponctualité et respect des horaires définis dans la convention de stage.
• Respect du secret professionnel et de la vie privée des collaborateurs de l’entreprise.
• Motivation, sérieux, initiatives en rapport avec les tâches dévolues.
• Attitude professionnelle envers les membres de l’entreprise, les clients, les fournisseurs …
• Ne pas utiliser son téléphone ou une connexion internet à des fins personnelles ou de loisirs durant les heures de travail.
• Réaliser son Travail de Fin d'Etudes en concertation avec le Promoteur et le Maitre de stage et rédiger un rapport de stage.
• En cas d'absence pour maladie ou en cas de circonstances exceptionnelles, à avertir au plus tôt son Maitre de stage et son Promoteur et fournir à l'entreprise et à la Haute Ecole tout document probant en vue de justifier la période d'absence. 
• Poser les questions utiles au bon déroulement de la mission de stage et en cas de problème, l’étudiant doit contacter dans les plus brefs délais son Maitre de stage ou/et son Promoteur.
• L’étudiant doit refuser de transmettre lui-même à l’école l’évaluation du maître de stage en entreprise le concernant.
  
  Le non-respect des obligations déontologiques, des échéances peut être pénalisé dans la cote de stage.

• La durée du stage est de 15 semaines. Le stage débute le 1er février. L’étudiant peut dans certaines circonstances avancer ou postposer le début de son stage à condition d’obtenir l’accord formel et préalable de la Coordination des stages et TFE.
• Le stagiaire se présente sur le lieu de stage à raison de 5 jours par semaine selon l’horaire habituel dans l’organisation. Le stagiaire doit communiquer au Promoteur son horaire de présence sur le lieu de stage tel que prévu par l’entreprise. Le stage doit être réalisé en présentiel, maximum un jour de télétravail par semaine sera autorisé en accord avec l’entreprise et le stagiaire.
• L’étudiant doit obligatoirement être présent sur son lieu de stage tous les jours pendant les heures de travail. Tout retard doit être signalé au Maître de stage et justifié. Toute modification doit être signalée au Promoteur.
• Toute absence doit être signalée sans délai tant au Maître de stage qu’au Promoteur, de préférence par téléphone ou par email. L’étudiant est en outre tenu de produire un certificat médical ou une attestation officielle au secrétariat de la Haute Ecole et d’en faire parvenir une copie au Maître de stage en entreprise ainsi qu’au Promoteur.
• Seuls sont autorisés les déplacements pour raisons professionnelles avec accord de l’entreprise. Si dans ce cadre, le stagiaire est amené à quitter régulièrement l’entreprise (par ex. pour suivre un commercial, visiter les fournisseurs, collecter des données pour une étude de marché …), il lui est demandé d’en avertir son Promoteur et de lui communiquer, dans la mesure du possible, la liste des déplacements prévus (lieux, dates et raisons).
• En cas de déplacement à l’étranger, l’étudiant doit impérativement obtenir l’accord de son Promoteur (demande à formuler par écrit ou par courriel au minimum 3 jours ouvrables avant le déplacement prévu).
• Aucun congé n’est prévu dans le cadre du stage, à l’exception des éventuels jours fériés légaux. Toutefois, dans l’éventualité où l’étudiant serait amené à prester des heures en soirée ou le weekend (par exemple, pour la participation à un salon), il lui est possible de récupérer ces heures en semaine (accord préalable de l’entreprise et de la Coordination des stages et TFE obligatoire). Une prolongation ou un écourtement peuvent être envisagés, mais feront alors l'objet d'un nouvel accord et donc d'un avenant à la convention de stage.  
• Les heures consacrées au Travail de Fin d’Études (qu’il s’agisse d’entrevues avec le Promoteur, de recherches sur Internet ou en bibliothèque, ou encore de rédaction) ne font pas partie de l’horaire de stage. Concrètement, cela signifie que pendant son stage, l’étudiant doit se consacrer à sa mission de stage et réaliser les tâches lui permettant d’y parvenir. Le travail sur le TFE devra donc être programmé, en soirée ou les week-ends.  
• L’étudiant est tenu de signaler sans délai à son Promoteur toute modification dans les modalités du stage (lieu, horaire, durée, nom et coordonnées du maître de stage en entreprise …).

Evaluation du stage

L’évaluation du Stage Marketing en entreprise est réalisée à plusieurs niveaux : par le Maître de stage, le Promoteur et via un rapport de stage.

L’évaluation du stage par le Maître de stage est réalisée sur base d’un formulaire d’évaluation fourni par la Haute Ecole. Le Maître de stage ne remet pas une note mais une appréciation. Le formulaire d’évaluation, dûment complété, doit parvenir à l’école au plus tard 15 jours après la fin du stage.

Le Promoteur est responsable de l’évaluation finale du stage. Il établit une note (/20) qui repose sur :

• Les entretiens qu’il a eus avec le stagiaire et le Maître de stage en entreprise ;
• Les rapports réguliers, oraux ou écrits, du stagiaire concernant ses pratiques (état d’avancement des tâches réalisées en lien avec le projet à mener) ;
• L’évaluation réalisée par le Maître de stage en entreprise.

Un rapport de stage avec une analyse critique sur les compétences acquises dans le cadre de ses études devra également être rendu par le stagiaire, défendu oralement et sera évalué par la Haute École dans le cadre de cours PPP3.2.

 Evaluation du Travail de Fin d’Etudes (TFE)

Compétences visées par le TFE

Au terme de l’élaboration de son TFE et par sa présentation écrite et orale, l’étudiant doit démontrer sa capacité à :

• Identifier un problème/question marketing dans l’entreprise de stage, le comprendre, et distinguer les moyens utiles à sa résolution (acquis d’apprentissage de la formation enrichis par une recherche personnelle) ;
• Témoigner d’une pensée critique et formuler des recommandations constructives pour contribuer ainsi à la démarche marketing de l’entreprise de stage ;
• Formuler la démarche et son résultat dans une langue précise et claire, tant par écrit qu’oralement, et les proposer à une discussion argumentée ;
• Elaborer son travail de manière responsable, en faisant preuve d’autonomie tout en prenant les contacts nécessaires.

Rôle du Maître de stage dans l’évaluation du TFE

Dans la mesure du possible, il est demandé au Maître de stage de rendre un avis sur le travail écrit et la présentation orale de l’étudiant. Si le Maître de stage ne peut être présent, il lui est demandé de se désigner un remplaçant.

Procédure d’évaluation du TFE écrit

L’évaluation de l’écrit est de la responsabilité du Promoteur qui s’appuiera sur les critères d’évaluation définis dans une grille commune. Ce rapport sera remis au président du jury avant la défense orale. Le Maître de stage donnera un avis qualitatif à l’ensemble du jury lors de la défense.

Procédure d’évaluation de la défense orale du TFE

La défense orale du TFE par l’étudiant dure 15 minutes et est suivie d’un échange entre le jury et l’étudiant (15 min.). Il s’agit d’une défense publique, en présence du jury et de toute autre personne intéressée qui a lieu pendant la session d’examens aux jour, heure et lieu fixés par la Coordination des stages et TFE et communiqués aux différents intervenants au plus tard un mois avant la défense. Le rôle des membres du jury est d’évaluer la performance de l’étudiant sur base d’une grille d’évaluation.

Le jury de défense orale est composé de 4 membres :

• Le président du jury, désigné par la Coordination ;
• Le Promoteur ;
• Le jury externe ;
• Le Maître de stage en entreprise.